Que una sociedad tenga deudas con Hacienda no significa automáticamente que su administrador tenga que pagarlas con su patrimonio personal.

Sin embargo, en determinadas circunstancias, la Agencia Tributaria puede derivar la responsabilidad tributaria de la sociedad al administrador, convirtiéndolo en responsable del pago de determinadas deudas tributarias e, incluso, de las sanciones cuando la normativa así lo establece.

La derivación de responsabilidad tributaria del administrador es un procedimiento especialmente relevante para empresarios y administradores de sociedades que atraviesan dificultades económicas, acumulan deudas fiscales, han cesado su actividad o han incumplido determinadas obligaciones tributarias.

La responsabilidad puede ser solidaria o subsidiaria, dependiendo del supuesto previsto en la Ley General Tributaria. Los requisitos, alcance y procedimiento son diferentes en cada caso.

Por eso, recibir un acuerdo o una propuesta de derivación de responsabilidad de Hacienda no es una cuestión que deba dejarse pasar: existen plazos para formular alegaciones y, posteriormente, para recurrir el acuerdo, y la estrategia de defensa debe analizarse desde el momento en que se recibe la notificación.

En este artículo explicamos qué es la derivación de responsabilidad tributaria, cuándo puede Hacienda reclamar una deuda de la sociedad al administrador, qué diferencia existe entre responsabilidad solidaria y subsidiaria, cómo funciona el procedimiento y qué puede hacer un administrador para defenderse. 

¿Qué es la derivación de responsabilidad tributaria?

La derivación de responsabilidad tributaria es el procedimiento mediante el cual la Administración tributaria puede exigir una deuda tributaria a una persona distinta del obligado tributario principal cuando existe un supuesto de responsabilidad previsto expresamente por la ley.

En el caso de una sociedad, el obligado principal suele ser la propia persona jurídica.

Esto significa que, por regla general, las deudas tributarias de una sociedad no se convierten automáticamente en deudas personales de su administrador.

Para que Hacienda (AEAT) pueda reclamar determinadas deudas al administrador debe existir un presupuesto legal de responsabilidad y debe tramitarse el correspondiente procedimiento administrativo. La Ley General Tributaria distingue entre responsables solidarios y subsidiarios.

Por tanto, no basta con que una empresa tenga una deuda con Hacienda para que el administrador tenga que asumirla personalmente.

La Administración debe justificar por qué concurre el supuesto legal que permite derivar la responsabilidad tributaria.

¿Puede Hacienda reclamar al administrador las deudas de la sociedad?

Sí, pero no automáticamente.

El hecho de ser administrador de una sociedad no convierte por sí mismo a una persona en responsable de todas las deudas tributarias de la empresa.

La Ley General Tributaria establece distintos supuestos en los que determinadas personas pueden responder de las deudas tributarias de un tercero.

En relación con los administradores, uno de los principales supuestos se encuentra en el artículo 43 de la Ley General Tributaria, que contempla diferentes escenarios de responsabilidad subsidiaria para administradores de hecho o de derecho.

También existen supuestos de responsabilidad solidaria previstos en el artículo 42 de la misma ley, por ejemplo cuando una persona causa o colabora activamente en la realización de una infracción tributaria.

Por ello, cuando Hacienda inicia una derivación de responsabilidad tributaria contra un administrador, hay que analizar qué artículo está utilizando, cuál es el presupuesto de hecho y qué deuda pretende derivar.

¿Cuándo responde tributariamente el administrador?

La responsabilidad tributaria del administrador puede aparecer en diferentes situaciones.

Entre los supuestos relevantes se encuentran:

• • incumplimientos tributarios de la sociedad que puedan generar responsabilidad del administrador;
  • administradores que hayan consentido determinados incumplimientos tributarios;
  • administradores que hayan adoptado acuerdos que posibiliten infracciones tributarias;
  • sociedades que hayan cesado su actividad dejando obligaciones tributarias pendientes;
  • determinados supuestos relacionados con autoliquidaciones presentadas reiteradamente sin ingreso;
  • y conductas de colaboración activa en determinadas infracciones tributarias.

La existencia de uno de estos escenarios no debe presumirse automáticamente por el mero hecho de ocupar el cargo de administrador.

Es necesario analizar las circunstancias concretas y el presupuesto legal de responsabilidad invocado por la Administración.

Responsabilidad tributaria solidaria del administrador

La responsabilidad solidaria permite a Hacienda dirigirse contra el responsable sin necesidad de que este tenga previamente la condición de responsable subsidiario.

Uno de los supuestos previstos en el artículo 42.1.a) de la Ley General Tributaria afecta a quienes sean causantes o colaboren activamente en la realización de una infracción tributaria. En este supuesto, la responsabilidad también puede extenderse a las sanciones.

Esto significa que no basta con acreditar que una persona era administrador.

La Administración debe acreditar los elementos que permiten encajar la conducta en el supuesto legal de responsabilidad.

Por eso, cuando se recibe una derivación de responsabilidad solidaria, resulta esencial revisar:

• • la conducta que Hacienda atribuye al administrador;
  • la infracción tributaria de la sociedad;
  • la relación entre la conducta del administrador y la infracción;
  • las liquidaciones afectadas;
  • las sanciones incluidas;
  • y la motivación del acuerdo.

Responsabilidad tributaria subsidiaria del administrador

La responsabilidad subsidiaria tiene un funcionamiento diferente.

El artículo 43.1.a) de la Ley General Tributaria contempla la responsabilidad de los administradores de hecho o de derecho de personas jurídicas que hayan cometido infracciones tributarias cuando los administradores:

• no hayan realizado los actos necesarios que fueran de su incumbencia para el cumplimiento de las obligaciones y deberes tributarios;
• hayan consentido el incumplimiento por quienes dependan de ellos;
• o hayan adoptado acuerdos que posibilitasen las infracciones.

La LGT también contempla otros supuestos específicos, entre ellos el de los administradores de sociedades que hayan cesado en su actividad y determinadas situaciones relacionadas con autoliquidaciones sin ingreso.

En estos casos, la Administración debe acreditar que concurren los requisitos específicos del supuesto de responsabilidad que pretende aplicar.

Además, la responsabilidad subsidiaria tiene una característica fundamental: la derivación exige previamente la declaración de fallido del deudor principal y, en su caso, de los responsables solidarios, conforme al régimen de la Ley General Tributaria.

¿Cuál es la diferencia entre responsabilidad solidaria y subsidiaria?

La diferencia es fundamental.

Responsabilidad solidaria

La Administración puede exigir la deuda directamente al responsable solidario conforme al supuesto legal correspondiente y siguiendo el procedimiento establecido.

Responsabilidad subsidiaria

La Administración debe haber declarado fallido al deudor principal y, cuando proceda, a los responsables solidarios antes de exigir la responsabilidad al responsable subsidiario.

Por tanto, no es lo mismo recibir una derivación de responsabilidad solidaria que una derivación de responsabilidad subsidiaria.

Antes de valorar las posibilidades de defensa es imprescindible identificar cuál de las dos se está aplicando y cuál es el artículo concreto de la Ley General Tributaria en el que Hacienda fundamenta la derivación.

¿Cómo funciona el procedimiento de derivación de responsabilidad tributaria?

La Ley General Tributaria regula específicamente el procedimiento frente a los responsables.

La responsabilidad debe declararse mediante el correspondiente acto administrativo, que debe notificarse al responsable. El acuerdo debe identificar, entre otros extremos, el presupuesto de hecho que fundamenta la responsabilidad y las liquidaciones a las que afecta.

1. Hacienda identifica un posible supuesto de responsabilidad

La Administración analiza la situación del obligado principal y determina si existen circunstancias que puedan justificar la derivación de responsabilidad.

2. Se inicia el procedimiento

Dependiendo del supuesto, Hacienda puede conceder al interesado un trámite de audiencia para que formule alegaciones y aporte documentación.

El administrador tiene derecho a defender su posición y aportar las pruebas que considere necesarias.

3. Se dicta el acuerdo de derivación

Si la Administración considera acreditado el supuesto de responsabilidad, dicta el correspondiente acuerdo.

Este debe estar debidamente motivado e identificar el presupuesto de hecho habilitante y las liquidaciones afectadas.

4. El acuerdo puede recurrirse

La persona declarada responsable puede impugnar el acuerdo de derivación de responsabilidad mediante los recursos y reclamaciones que correspondan.

La propia Ley General Tributaria establece que frente al acuerdo pueden impugnarse el presupuesto de hecho habilitante y las liquidaciones a las que alcance, con los límites establecidos legalmente.

¿Qué debe hacer el administrador al recibir una notificación de Hacienda?

Si recibes una propuesta o acuerdo de derivación de responsabilidad tributaria, lo primero es revisar cuidadosamente la notificación.

No conviene limitarse a comprobar la cantidad reclamada.

Hay que identificar:

1. Qué tipo de responsabilidad se exige

¿Es solidaria o subsidiaria?

2. Qué norma invoca Hacienda

Debe determinarse cuál es el artículo de la Ley General Tributaria utilizado para fundamentar la derivación.

3. Qué conducta se atribuye al administrador

La Administración debe explicar por qué considera que el administrador encaja en el supuesto legal de responsabilidad.

4. Qué deudas se pretenden derivar

Hay que comprobar las liquidaciones, periodos, conceptos y cantidades incluidas.

5. Qué plazo existe para actuar

Los plazos administrativos son esenciales. Dejar transcurrir el plazo puede limitar considerablemente las posibilidades de defensa.

¿Se puede recurrir una derivación de responsabilidad tributaria?

Sí. El acuerdo de derivación de responsabilidad puede ser objeto de impugnación mediante los recursos y reclamaciones previstos legalmente.

La Ley General Tributaria establece expresamente que en el recurso o reclamación contra el acuerdo puede discutirse el presupuesto de hecho habilitante y las liquidaciones a las que alcance la responsabilidad, con las limitaciones establecidas en la propia norma.

La estrategia dependerá de cada expediente.

Entre otras cuestiones, puede ser necesario analizar:

• • si realmente concurre el supuesto legal de responsabilidad;
  • si la Administración ha acreditado correctamente la conducta del administrador;
  • si existe una adecuada motivación;
  • si se ha respetado el procedimiento;
  • si las deudas derivadas son correctas;
  • si las sanciones pueden incluirse;
  • y si existen circunstancias que permitan discutir total o parcialmente la derivación.

Por eso, no debería darse por correcta una derivación simplemente porque proceda de Hacienda.

¿Puede Hacienda embargar el patrimonio personal del administrador?

Si una persona ha sido declarada responsable y la deuda no se paga dentro del periodo voluntario correspondiente, la deuda puede pasar a la vía de apremio, con los recargos e intereses que procedan.

Esto significa que una derivación de responsabilidad puede tener consecuencias directas sobre el patrimonio personal del administrador.

Precisamente por eso es importante actuar antes de que la deuda entre en una fase ejecutiva irreversible o más difícil de gestionar.

Cuando se recibe una propuesta o un acuerdo de derivación, conviene analizar inmediatamente las posibilidades de alegación, recurso o reclamación.

¿Responde igual el administrador de hecho que el administrador de derecho?

No es necesario ostentar formalmente el cargo de administrador para que determinados supuestos de responsabilidad tributaria puedan resultar aplicables.

La Ley General Tributaria contempla expresamente a los administradores de hecho y de derecho en distintos supuestos de responsabilidad.

El administrador de hecho es, en términos generales, quien ejerce en la realidad funciones propias de administración y dirección sin ostentar formalmente el cargo.

Por tanto, que una persona no aparezca formalmente como administrador en el Registro Mercantil no significa por sí solo que quede fuera de cualquier posible responsabilidad.

La situación debe analizarse atendiendo a las funciones efectivamente desarrolladas y al supuesto legal que pretenda aplicar la Administración.

¿Qué relación existe entre insolvencia, concurso y responsabilidad tributaria?

Las dificultades económicas de una empresa pueden incrementar considerablemente los riesgos para sus administradores.

Cuando una sociedad empieza a acumular deudas tributarias y otros acreedores, no basta con intentar solucionar cada deuda de forma aislada.

Debe analizarse la situación global de la empresa:

• • liquidez;
  • patrimonio;
  • vencimientos;
  • deudas con Hacienda;
  • deudas con Seguridad Social;
  • proveedores;
  • trabajadores;
  • financiación bancaria;
  • y posible situación de insolvencia.

En determinadas circunstancias, la situación de insolvencia puede exigir valorar mecanismos de reestructuración o el concurso de acreedores.

Por eso, cuando una empresa tiene dificultades para cumplir regularmente sus obligaciones, el administrador debe recibir asesoramiento mercantil y concursal antes de adoptar decisiones que puedan incrementar su responsabilidad.

No presentar a tiempo el procedimiento legal que corresponda ante una situación de insolvencia puede generar riesgos adicionales, pero la responsabilidad tributaria y la responsabilidad societaria son figuras distintas que deben analizarse por separado.

Descubre más sobre cuándo es obligatorio presentar concurso de acreedores.

Errores que debe evitar un administrador

Pensar que las deudas de la sociedad son siempre personales

Una sociedad tiene personalidad jurídica propia.

Ser administrador no implica automáticamente responder personalmente de todas sus deudas.

La responsabilidad debe estar amparada por un supuesto legal.

Ignorar una notificación de Hacienda

Este es uno de los errores más graves.

Los procedimientos de derivación tienen plazos concretos y dejar pasar una oportunidad de alegar o recurrir puede perjudicar seriamente la defensa.

Firmar documentos sin asesoramiento

Cuando existe un procedimiento de derivación abierto, cualquier actuación debe analizarse teniendo en cuenta sus posibles consecuencias.

Confundir responsabilidad tributaria y responsabilidad mercantil

Que Hacienda pueda derivar una deuda al administrador por la vía tributaria no significa que todas las responsabilidades del administrador tengan la misma naturaleza.

Existen diferentes vías de responsabilidad y cada una tiene sus propios requisitos.

Esperar a que llegue el embargo

La defensa debe comenzar cuando se recibe la primera notificación relevante, no cuando ya se está ejecutando el patrimonio personal.

¿Cómo puede defenderse un administrador frente a Hacienda?

La defensa debe comenzar con un análisis completo del expediente.

No basta con responder genéricamente que el administrador “no tenía conocimiento” de las actuaciones de la sociedad.

Hay que estudiar el supuesto legal concreto, la documentación de la empresa, la actuación del administrador y la motivación de Hacienda.

Entre otras cuestiones, puede ser necesario revisar:

• escrituras y poderes;
• composición del órgano de administración;
• funciones efectivamente ejercidas;
• contabilidad;
• declaraciones y autoliquidaciones;
• liquidaciones tributarias;
• expedientes sancionadores;
• comunicaciones con Hacienda;
• situación económica de la sociedad;
• acuerdos sociales;
• documentación bancaria;
• y cualquier otro elemento relacionado con la conducta que Hacienda atribuye al administrador.

El objetivo es determinar si la derivación está correctamente fundamentada y, en su caso, oponerse a ella total o parcialmente mediante las vías de defensa disponibles.

¿Puede evitarse una derivación de responsabilidad tributaria?

La mejor estrategia no siempre consiste en esperar a que Hacienda inicie el procedimiento.

La prevención comienza cuando la empresa empieza a tener dificultades para cumplir sus obligaciones tributarias.

Un administrador que detecta problemas de liquidez debería analizar cuanto antes:

• qué deudas existen;
• qué obligaciones tributarias están pendientes;
• qué capacidad real tiene la sociedad para atenderlas;
• si existen otras obligaciones vencidas;
• si la empresa se encuentra en situación de insolvencia;
• y qué alternativas legales existen.

Una actuación temprana puede permitir adoptar decisiones empresariales y societarias antes de que la situación se agrave.

¿Has recibido una derivación de responsabilidad de Hacienda?

Una derivación de responsabilidad tributaria puede poner en riesgo directamente el patrimonio personal de un administrador.

Por eso, si has recibido una propuesta, acuerdo o notificación de la Agencia Tributaria, no esperes a que finalice el procedimiento para buscar asesoramiento.

En Nomoi Abogados analizamos expedientes de responsabilidad tributaria y la situación mercantil de la empresa para determinar:

• si existe realmente un supuesto de responsabilidad;
• qué alcance tiene la deuda;
• qué obligaciones se atribuyen al administrador;
• si el acuerdo está correctamente motivado;
• qué posibilidades existen de formular alegaciones;
• y qué recursos o reclamaciones pueden plantearse.

Cuando existe además una situación de insolvencia empresarial, coordinamos el análisis de la responsabilidad tributaria, societaria y concursal para diseñar una estrategia jurídica coherente.

Si eres administrador y Hacienda pretende derivarte una deuda de la sociedad, actúa dentro de plazo.

Contacta con Nomoi Abogados para analizar tu situación y valorar las vías de defensa disponibles.